Quy định về email

Các quy định liên quan đến email:

a) Mỗi nhân viên sẽ được cấp 1 địa chỉ email có dạng sau: first.last@tendomain. Ví dụ: [e-mail] cho nhân viên tên "Nguyễn Văn A".

Thành viên trong Ban giám đốc sẽ không có dấu . trong địa chỉ email, đó là firstlast@tendomain, Ví dụ: [e-mail] cho "Nguyễn Văn B" nếu B là thành viên trong Ban giám đốc.

b) Khi làm việc với nước ngoài, vì lý do khó khăn trong việc đọc tên và gây nhầm lẫn cho người nước ngoài, mỗi nhân viên se được Công ty tạo 1 địa chi email ở gmail.com, và đây là thỏa thuận giữa người lao động với Công ty và sau khi nghỉ việc, đây là tài sản của Công ty.

Ví dụ, "Nguyễn Vân A" chọn 1 nick name là John Doe thì địa chỉ email là [e-mail] và recovery phone là số điện thoại dùng chung cho team. Vui lòng xem mục Các thông tin liên lạc, phần số điện thoại dùng chung (thông thường dùng các app về điện thoại như Dington, Textme để cho các số điện thoại dùng chung trong team). Mục tiêu tạo gmail cho mỗi nhân viên:

• như đã nói trên,

• và cũng vì làm việc với Google Drive (Công ty lưu trữ dữ liêu bằng Google Drive).

c) Các alias cho nhóm

Ví dụ tendomain là 1bytesoftware.com thì các alias cho email có thể như sau:

• Cho Ban giám đốc hoặc chung toàn bộ Công ty:

STT	Alias
1	[e-mail]	Toàn bộ thành viên trong Công ty, bao gồm Ban giám đốc. all = bod + teams
2	[e-mail]	Ban giám đốc
3	[e-mail]	Toàn bộ thành viên trong Công ty, trừ Ban giám đốc (tức toàn bộ team như các alias dưới).

• Cho từng phòng ban:

STT	Alias
1	[e-mail]	Bao gồm các thành viên của nhóm quản l1y nhân sự (tuyển dụng).
2	[e-mail]	Bao gồm các thành viên của nhóm Kế toán (Accounting team).
3	[e-mail]	Bao gồm các thành viên của nhóm CNTT (IT team).
4	[e-mail]	Bao gồm các thành viên của nhóm lập trình (nhóm kỹ thuật, dev team, kể cả QA team).
5	[e-mail]	Bao gồm các thành viên của nhóm Ban hàng (sale team).
6	[e-mail]	Bao gồm các thành viên của nhóm quảng cáo (Marketing team).
7	[e-mail]	Bao gồm các thành viên của nhóm chăm sóc khách hàng (CSKH, customercare).
8	[e-mail]
	[e-mail]

Địa chỉ email cho phòng bàn là [e-mail] thì chỉ cần thềm "team" là alias của nhóm (các thành viên) của Phòng ban đó. Ví dụ: địa chỉ email của phòng Nhân sự là [e-mail] thì danh sách các thành viên là [e-mail].

Các lưu ý về địa chi email đặc biết:

STT	Email
1	admin@ support@ billing@	admin@: thường dùng để làm tài khoản administrator cho toàn bộ domain cũng như để đăng ký các tài khoản (về kỹ thuật, về thanh toán dịch vụ,...). Trước năm 2024, Công ty hay dùng tài khoản support@ để làm việc này. Từ sau năm 2024 se dùng admin@ và support@ chỉ dành cho support hệ thống sản phẩm, và billing@ cũng dành cho sản phẩm (các phần liên quan đến tiền bạc; còn support@ thì liên quan đến kỹ thuật).

Lưu ý: hiện tại (02/2024) Công ty dùng https://webmail.migadu.com/ cho quản lý email.

Tóm lại là mỗi nhân viên sẽ được tạo 2 địa chỉ email. 1 email có đuôi là tên domain Công ty, 2 là gmail để làm việc với Google Drive. Nguyên nhân mình không mua Google Suite để xử dụng cho Google Drive là do Google tính phí (hình như là 6 USD/email/tháng) nên không hiệu quả và không cần thiết. Ví dụ, mất 60 USD/tháng cho 10 thành viên mà cung ít khi dùng nhiều gmail, chỉ dùng cho truy cập Google Drive thôi.